プレゼンテーションについて書きます。
基本的なことについてのみ書くと思うので、もう知ってる内容が多いかもしれませんのであしからず。
まず最初に断っておきたいのですが、私は一介の学生風情です。知識に関してはかなり脆弱なものかもしれませんが、このプレゼンテーションにおけるPowerPointの使い方については平均以上だと自負しています。
そんな人間が書いていることを念頭に入れてもらえると助かります。
また、これは特別本を読んで勉強したわけではなく、僕が色々やっていくうちに身に着けた理論のようなものです。もちろんどこかの本に書かれていることが書かれているかもしれませんが、「どういう本を読めばいいですか」などの質問には答えられません。
また、これはあくまでプレゼンの形式についてのお話です。内容面がどうすれば面白くなるのかについてはお話できません。
ただ、最低限度「ここは抑えようって話くらいはすると思います」
学校の先生とかは授業に応用できるかもね。知らないけど。
PowerPointを使うその前に
まずPowerPointを使う前にいくつか確認しなければならないことがあります。
ここを怠ったら終わりだと思ってください。そのプレゼンは上手くいかない可能性が非常に高まります。
それは何かと言うと
誰にどのようにプレゼンをするのか。可能なのか。
という点について確認してください。
これは非常に重要になってきます。例として私がパワプロについて何かプレゼンするとします。
誰にプレゼンをするのか。
このとき、パワプロについて全く知らない相手の場合は、「パワプロってこういうゲームだよ」という紹介になりますが、深く知っている人が相手の場合「こういう遊び方も面白いよ」という形のプレゼンにした方がいいです。
図にするとこんなところです。
はい。こんな具合です。画像は完全に適当です。
何が言いたいかっていうと
ニーズを考えることです。
相手の知識レベルを考えて話をする。これは大前提です。
例えば大学の授業で「何か英語で紹介して」と言われた場合は、相手が知らない前提での話をしなければなりません。つまり基礎の基礎から。
逆に会社の会議*1で「○○についてどうなってるか説明を頼む」と言われた場合は、基礎の基礎なんて書いてたら膨大になりますし、何より無駄です。
ここの取捨選択を誤るとプレゼンとしてはダメになります。ここをしっかり考えましょう。
この紹介は「プレゼンには興味あるけど、よくわかんない」人向けに説明しています。なのでいちいち「プレゼンってなに？」って話はせずに「プレゼンをすること前提」で話を進めています。まあ出来ているかは知りませんが。
どのようにプレゼンをするのか
次にどういう形式でプレゼンをするのか。という点について考えていきます。
プレゼンをする際に一般的に使用可能なものは以下の三つです。
・口頭説明
・各人に配布する資料
・パワーポイントなどの視覚的に注目させるもの
です。学生の身分なのでこれ以外に思いつかないのですが、この三つでいいでしょう。
これらはあくまで使用可能なものです。使用しなければいけないわけではありません。
どれか一つだけでも構いません。ただし、用途に合わせて使い分けなければなりません。
それではこれらの説明を個々にしていきましょう。
口頭説明
口頭説明の性質について考えていきましょう。
口頭説明の事前準備は「何の話をするのか」ということを考えればそれだけで事足ります。もちろんスラスラ話せない人は事前に話す練習をしなければなりませんが、基本的には自分の思考だけで事足ります。
台本を用意するにしても、カッチリしたものを作る必要はありませんし、必要ならペンで書き足すこともできます。他の資料と比較してかなり楽な分野です。
しかし、人間は音の情報よりも視覚の情報の方が確実に残りやすいです。また、資料として手元に残ったりするわけではないナマモノなので、録音でもしない限り消えてしまいます。
なので、この三つの中では一番情報レベル*2が低いです。逆に言えばここに重要な情報を残し、他に書かないということをしてはいけません。
他の資料に書かれている内容のおおよそをここに詰め込んでおく必要があるでしょう。時間などの兼ね合いで削る必要もありますが、基本的には。
各人に配布する資料
各人に配布する資料の性質について考えていきましょう。
資料の形式はプレゼンによって変わります。文章だったり、表だったり、図だったり。
ただ、一つ共通してる点はその資料は相手側に残ると言う点です。口頭説明は上述の通り、ナマモノで消えてしまいます。パワーポイントなどは相手に渡らない場合が多いです。
つまり、後から見返してもわかるような作りになっている必要があります。プレゼンの内容を振り返る際に一番に参照されるものです。丁寧な作成を心がけましょう。
どのように作ればいいのかについては今後に回します。書いてたらキリがない。
情報レベルは口頭説明よりも高いです。重要な情報は確実に入れておきましょう。またわかりやすいように補足などもあるといいかもしれません。とりあえず最低限こんなところ。
パワーポイントなどの視覚的に注目させるもの
※長ったらしいので「コレ」で統一します。
コレの性質について考えていきましょう。
コレもある意味ナマモノですが、一応資料としては残ります。それなりに丁寧な作成を心がけましょう。相手に渡る場合は配布資料と同じように丁寧に作りましょう。
コレの一番の特徴は図式説明が容易である点です。無論、配布資料に図式説明を施すことも可能ですが限界があります。
特に上にある図式なんて配布資料として使えません。あんなもん使ったら末代までの恥です。が、見れば一発でわかるでしょう？
そう！ここが重要なんです。言葉じゃ説明しづらいことを説明するのに適しています。イラストなどを駆使して説明を円滑にしてくれます。
ただし注目させる必要があるので、見やすさが重要になってきます。というより、ここがダメなら使わないほうがいいです。だって目に悪いものは見たくないから。
見やすくするためにはそれなりの大きさが必要になります。つまり情報を詰め込むのは困難になります。
よって情報レベルは一番高くなります。重要な情報のみここに詰め込むようにしてください。でないと非常にくどいプレゼンテーションになります。ここに詰め込むのは最低限。ただし重要な部分は残す。
ではどのようにこれらを使い分けるか
相手の知識レベルについてはそれぞれ考えてください。基本的には「知らないかもしれないな～」という情報は入れるように。逆に「知っているだろ」という情報を入れると非常につまらない話になってしまうので注意。
ただプレゼンと言うのは相手に何かを伝えるために行うものです。
「一体何を伝えたいのか」を骨子に組み立ててください。
資料についても状況によります。それぞれ考えてください。
もちろん会社の会議で配布資料がないとか論外ですし、授業でのモノの紹介のために配布資料をつくるとか基本的にないでしょう。ただし、資料作成の場合は情報レベルを考えて作成してください。ここの取捨選択は非常に大切です。
①のおわりに
一先ず、大前提に考えることは以上です。資料の細かい作り方以前に「詰め込む内容」が一番重要ですから。まずここを考えてください。
一応、これを書く際にも多少意識はしています。「この方が伝わるのではないか」とか考えながら書きました。
正直殴り書きに近い内容なので、上手いこと書けているか知りませんが、多分大丈夫でしょうが、一部書き直したりするかもしれません。
何か質問などがあればコメントにどうぞ。答えられる保証はないですが。
